회의를 살리는 유능한 참석자

By smartwork coach

회의는 “조직의 문제해결, 프로젝트 추진, 새로운 사업기회의 발굴, 아이디어 및 정보공유 등의 목적으로 다수의 조직 구성원이 모여 의견을 교환, 조정, 합의를 통해 최선의 해결책을 찾는 커뮤니케이션 활동이다.”
이 책에서는 회의의 생산성과 효율성을 올리기 위해 회의 참석자가 갖추어야 할 지식과 기술 및 태도를 정리하였다. 이 책을 읽는 독자들이 책에 수록된 지식, 기술, 도구들을 적절하게 활용해 회사를 살리고 개인의 능력도 인정받는 기회로 활용하기 바란다.

• Language: 한국어
• Publisher: dig biz
• Release date: Mar 3, 2020
• ISBN: 9791164175666

Book preview

회사를 살리는 회의 혁신 시리즈3

회의를 살리는 유능한 참석자

(회의가 살아야 회사가 산다)

노진경 PhD.

DigBiz Coach

SmartWork Coach

들어가며

회의는 조직의 문제해결, 프로젝트 추진, 새로운 사업기회의 발굴, 아이디어 및 정보공유 등의 목적으로 다수의 조직 구성원이 모여 의견을 교환, 조정, 합의를 통해 최선의 해결책을 찾는 커뮤니케이션 활동이다.

   회

의는 리더와 관리자에게는 조직운영과 업무 목표달성 및 성과관리의 매우 중요한 업무수행 도구이다. 조직 구성원에게는 자신이 가진 업무관련 전문지식과 열정 그리고 창의적인 아이디어를 공식적으로 검증 받고 인정받을 수 있는 기회이다. 즉 회의를 이끄는 리더는 회의를 통해 자신의 리더십-커뮤니케이션기술, 동기부여, 이견 조정, 의사 결정력 등-을 발휘하고 검증 받는 기회이다. 조직 구성원은 회의를 통해 자신의 업무수행 능력과 비즈니스 지식, 아이디어를 공개적으로 인정받을 수 있는 기회이다. 이렇게 중요한 회의(會議)가 왜 회의(懷疑)가 되는가? 다음의 사례를 보자.

직장인 10명 중 8명은 현재 회의를 절반 가량 줄여도 괜찮다고 생각하는 것으로 조사됐다. 온라인 취업사이트 사람인(www.saramin.co.kr)이 스카우트코리아 (scoutkorea.co.kr)와 함께 직장인 906명을 대상으로 자신이 참여하는 모든 회의 중 꼭 필요하다고 생각되 는회의는 얼마나 되십니까?라는설문을 진행한 결과, ‘10%’가 22.6%로 가장 많았다. 그  다음으로는  ‘30%’(18.8%), ‘20%’(16%), ‘50%’(14.4%) 등의 순으로 50% 이하라는 응답 이무려 83%나 됐다.

회의 횟수는 ‘주 1회’가 30.9%로 가장 높았으나, ‘거의 매일’(30.2%)이 근소한 차이로 그 뒤를 이었다. 또 ‘하루에도 몇 차례씩’ 한다는 의견도 13.1%나 됐다.회의를 ‘거의 매일’, ‘하루에도 몇 번씩한다’라고 대답한 응답자 393명을 대상으로 잦은 회의로 인해 업무에 방해(집중력감소등)를 받은 경험이 있는지를 묻는 질문에는 41.5%가 ‘자주그렇다’를선택했다. 이어 ‘항상 그렇다’(27.5%), ‘가끔 그렇다’(24.2%)의 순위었으며, ‘없다’는 6.9%에 그쳤다.회의 시간은 1회 평균 58분정도 소요되는 것으로 나타났다. 자세히 살펴 보면 ‘30분~1시간미만’(41.8%), ‘1시간~1시간 30분미만’(25.1%), ‘30분이내(20%) 등의순 으로 집계됐다. 

효율적인  회의시간을 묻는 질문에는 절반이 넘는 54.2%가 ‘30분 이내’를 선택했고, ‘30분~1시간미만’(40.6%)이 뒤를 이어, 무려 94.8%가 1시간 미만 의회의를원하고있었다.현재 회의문화에 대해서는 응답자의 54.1%가 ‘불만이다’라고 응답했다. 반면, ‘만족한다.’라는 의견은 20.4%에 불과했다.

회의문화에 불만을 가지는 이유로는 ‘회의진행, 구성이 비효율적이어서’가 39.2%로 가장 높았다. 그 다음으로 ‘결론 없이 흐지부지 끝날 때가 많아서’(26.1%), ‘회의가 너무 많아서’(19%), ‘회의시간이 너 무길어서’(10.8%) 등의 순이었다.하지만, 불만인회의문화에 대해 개선을 요구했는지를 묻는 질문에는 절반 이넘는 50.2%가 ‘하지않았다’라고 답했다.그 이유로는 62.1%가 ‘어차피 반영되지 않을 것 같아서’를 꼽았으며, 그 외에 ‘다른 사람들도 가만히 있기 때문에’(10.9%), ‘인사고과에 부정적인 영향을 미칠것 같아서’(10.1%), ‘아직은 참을 만하기 때문에’(7.7%)등의 의견이 있었다. 한편, 비 효율적인 회의 유형은 ‘결론이 나지않고 돌고도는 회의’(25.9%)가, 효율적인 회의유형은 ‘짧은 시간안에 핵심만 논의하는 압축적인 회의’(38%)가 각각 1위를 차지했다.

이 책에서는  회의의 생산성과 효율성을 올리기 위해 회의 참석자가